همه ما با جمله «به‌اندازه جیبت خرج کن»، آشناییم؛ جمله‌ای با پنج کلمه که حاوی درس‌های بسیاری است. خیلی از ما در دوران نوجوانی، دقیقاً زمانی که اولین درس‌های مدیریت مالی را از خانواده آموختیم، این توصیه را از آن‌ها شنیده‌ایم. بزرگ‌تر که شدیم با مفهومی به نام ورشکستگی هم آشنا شدیم. پس از همین ابتدا می‌دانم که شما نیز مانند من به میزان اهمیت موضوع این مقاله واقفید؛ اما باید یادآوری کنم که خیلی از کسب‌وکارهایی هم که به پایان تلخ ورشکستگی رسیدند، به‌اندازه ما و شاید بیشتر از ما با این مفاهیم آشنا بوده‌اند. پس چه چیز آن‌ها را به این پایان رساند؟ در این مقاله با من همراه باشید تا کمی عمیق‌تر به آن نگاه کنیم.
منظور از اطلاعات مالی چیست؟
به‌طور قطع همه می‌دانیم که اطلاعات چیست و همه کسب‌وکارها با انواع اطلاعات ورودی و خروجی کار می‌کنند. اما منظورمان از اطلاعات مالی دقیقاً چیست؟ خب اگر بخواهم ساده بگویم میزان خرید و فروش و هزینه، همان اطلاعات مالی است؛ اما داستان به اینجا ختم نمی‌شود. در یک کسب‌وکار برای ما مهم است که بدانیم میزان خرید از هر یک از تأمین‌کننده‌ها چقدر بوده است؟ یا به کدام مشتری فروش بیشتری داشتیم؟ هزینه‌هایمان در کدام بخش حساب‌شده بوده و در کدام بخش به مشکل برخورده است؟ با توجه به بهره‌وری مجموعه، آیا هزینه منابع انسانی کافی است یا باید آن را افزایش داد؟ در فلان ماه چرا هزینه بیشتر از فروش شده است و چرا دو ماه بعد خریدهایمان متوقف شده است؟ چه مقدار بابت تبلیغات هزینه کردیم و آیا فروش بعد از آن افزایش داشته است؟ پاسخ همه این سوال‌ها و ده‌ها سوال دیگر یعنی اطلاعات مالی. به‌طور خلاصه با این اطلاعات می‌توانیم متوجه شویم اوضاع مالی شرکت در خطر است یا روبه‌راه.
گزارش مالی چیست؟
خب اکنون حجم عظیمی از اطلاعات مالی شرکت را داریم که قرار است به پیشرفت کسب‌وکار کمک کنند؛ اما چگونه؟ اینجاست که یک حسابدار خبره به‌همراه یک سیستم حسابداری مناسب به یاری کسب‌وکار می‌آید. تمامی اطلاعات مالی را به‌شیوه‌ای مرتب و دسته‌بندی می‌کند که برای سایر افراد حتی با اندک دانش حسابداری نیز قابل‌فهم باشد. به این دسته‌بندی و منظم‌سازی اطلاعات مالی، گزارش مالی می‌گویند.
یک گزارش مالی خوب می‌تواند به‌طور شفاف و صریح به ما بگوید که هم‌اکنون در چه شرایط مالی قرار داریم؛ چه خطرهایی کسب‌وکارمان را تهدید می‌کند و حتی چه منابعی برای پیشرفت در اختیار داریم. به بیان دیگر، می‌توانم بگویم که گزارش مالی حاصل زحمات یک حسابدار است و اگر دقیق و روشن باشد، حکم یک نقشه راه را برای کسب‌وکار دارد.
چند نوع گزارش مالی داریم؟
گزارش مالی خوب است اما هر گزارش مالی برای هر موقعیتی مناسب نیست؛ یعنی چه؟
گزارش‌های مالی بسته به نیاز مجموعه و موقعیت‌های استفاده، انواع مختلفی دارند که در اینجا به‌اختصار به آن‌ها اشاره خواهیم کرد. گزارش‌های مالی به چهار دسته کلی تقسیم می‌شوند.
ترازنامه اولین و شاید اصلی‌ترین نوع گزارش‌های مالی باشد. اگر بخواهیم بدانیم وضعیت کلی شرکت به چه صورت است و چقدر بدهی داریم و همچنین درآمدمان در طی دوره چقدر بوده و وضعیت سهام‌داران چگونه بوده است، حتماً به یک ترازنامه نیاز داریم.
اگر قرار باشد سرمایه جذب کنیم، بهترین گزارشی که می‌توانیم به سرمایه‌گذاران احتمالی ارائه دهیم، صورت سود و زیان است. گزارشی که به‌طور شفاف می‌گوید شرکت زیان‌ده است یا سودده. این گزارش برای سرمایه‌گذاران بسیار حائز اهمیت است.
گزارش دیگری که مثل یک نقشه تأسیسات ساختمان به ما می‌گوید در کجا چه تأسیساتی و به چه صورتی کار گذاشته شده است، صورت جریان وجوه نقد است. این گزارش مشخص می‌کند که میزان نقدینگی شرکت در طول دوره به چه صورت و در کدام قسمت‌ها صرف شده است. همچنین این گزارش برای قانع‌کردن بانک‌ها به اعطای وام بانکی می‌تواند نقش سازنده‌ای ایفا کند.
آخرین نوع گزارش مالی، صورت سود و زیان جامع است که بیشتر می‌توان گفت یک گزارش درون‌سازمانی اما مهم است. در این گزارش ریز درآمدها و هزینه‌های عملیاتی مشخص می‌شوند و مدیران مجموعه بر اساس آن می‌توانند نقشه راهی برای اصلاح مسیر مالی شرکت طراحی کنند.
چرا این اطلاعات برای مدیران مهم است؟
حال که مروری بر اطلاعات مالی و گزارش‌های مالی داشتیم، بهتر است به این سوال نیز پاسخ دهیم تا مطمئن باشیم که اهمیت موضوع مقاله را به‌خوبی درک کرده‌ایم. فرض کنید می‌خواهید دکوراسیون منزلتان را تغییر دهید یا حتی خیلی ساده‌تر، می‌خواهید در چند دوره آموزشی جدیدی شرکت کنید. اولین کاری که می‌کنید چیست؟ برآورد قیمت. بعد از آن با یک حساب دودوتاچهارتا می‌بینید که آیا می‌توانید اکنون این هزینه را پرداخت کنید؟ اگر همین الان نمی‌توانید، آیا این امکان را دارید که هزینه را اقساطی پرداخت کنید؟ اگر میزان بودجه کافی‌ای در اختیار ندارید، می‌توانید از کسی قرض کنید؟ و در نهایت اگر باز هم به نتیجه نرسیدید، بررسی می‌کنید که کدام قسمت از دکوراسیون یا کدام دوره آموزشی اولویت بیشتری دارد و برای آن اقدام می‌کنید.
در حالت مشابه می‌توانید تصور کنید که می‌خواهید تصمیم بگیرید نقدینگی‌تان را به‌شیوه هرچه بهتر سرمایه‌گذاری کنید یا برای چیزی هزینه کنید که رضایت شما را جلب کند. بازهم نیازمند حساب‌کتاب‌های مالی و بررسی آن هستید. وقتی در زندگی فردی و برای انجام کارهای معمولی بدون دانستن شرایط مالی‌مان نمی‌توانیم تصمیم درستی بگیریم، بدون شک در کسب‌وکارهای مختلف نیز آگاهی به شرایط مالی یا همان اطلاعات مالی، مانند یک نقشه راه است. همان طوری که هیچ ناخدای کشتی‌ای بدون موقعیت‌یابی نمی‌تواند کشتی را به‌سلامت به خشکی برساند، هیچ مدیری نیز بدون داشتن اطلاعات مالی درست و دقیق نمی‌تواند کسب‌وکارش را به‌بار بنشاند.
اطلاعات مالی در تصمیم گیری‌ها چطور به مدیران کمک می‌کنند؟
اینکه اطلاعات مالی در کجا و چگونه به‌کمک مدیران می‌آیند، با توجه به موقعیت هر کسب‌وکار و نیاز آن متفاوت است؛ اما به‌طور کلی اطلاعات مالی با کمک حسابدار و سیستم حسابداری مناسب به گزارش‌های گوناگونی تبدیل می‌شوند که برای همه مدیران چه دانش مالی خوبی داشته باشند و چه نه، مفید و قابل استفاده‌اند. حتی می‌توان گزارش‌های مالی را به‌صورت نمودارهای گرافیکی ارائه کرد که دید بصری کامل‌تری برای مدیران مجموعه ایجاد کنند. بعد از ارائه گزارش‌های مالی، مدیران می‌توانند با توجه به وضعیت گذشته و حال مالی کسب‌وکار، برای آینده مجموعه تصمیم‌های سازنده و مهمی اتخاذ کنند.
به‌طور مثال اگر گزارش‌های فروش بعد از کمپین تبلیغاتی، رشد مناسبی را نسبت به هزینه کمپین نشان ندهند، به‌جای ادامه این راه نامناسب، مدیر مجموعه می‌تواند با کمک مشاورانش شیوه دیگری را برای افزایش فروش در نظر بگیرد؛ یا با بررسی کامل سود و زیان مجموعه، تصمیم بگیرد که هم‌اکنون زمان مناسب جذب سرمایه و بزرگ‌ترکردن مجموعه است.
بدون این اطلاعات هم می‌شود ادامه داد؟
بله به‌طور قطع می‌توانید بدون اطلاعات مالی هم به راهتان ادامه دهید اما اینکه کشتی کسب‌وکارتان را می‌توانید به ساحل برسانید یا خیر، نمی‌دانم. شرکت‌های بسیاری بودند که بخش مالی کسب‌وکار را جدی نگرفتند و به راه خود ادامه دادند. شاید تا اندک‌زمانی بخت با ایشان یار بوده است و سرپا ایستاده باشند؛ اما شک نکنید که بعد از مدتی مجبور شده‌اند هزینه‌های گزافی بابت این بی‌اهمیت‌پنداشتن پرداخت کنند و چه بسا این هزینه‌ها کسب‌وکارشان را به ورشکستگی رسانده باشد.
بعد یک مرور کامل بر چندوچون اطلاعات مالی و اهمیت آن‌ها، به‌نظرم اکنون زمان مناسبی برای پاسخ‌دادن به اولین سوال این مقاله است: «با وجودی که صاحبان کسب‌وکارهای ورشکسته هم به‌اندازه ما و شاید بیشتر از ما با این مفاهیم آشنا بوده‌اند، پس چه چیز آن‌ها را به این پایان رساند؟» درست حدس زدید، بدون شک یکی از دلایل اصلی این سرانجام تلخ، مهم‌نشمردن نقش اطلاعات مالی در تصمیم‌هایشان بوده است.