اگر مقاله قبلی با عنوان «سیستم‌های اطلاعاتی، رکن اساسی کسب‌وکارهای نوین» را خوانده باشید، با ساختار کلی سیستم‌های اطلاعاتی و لزومشان برای همه کسب‌وکارها به‌خصوص کسب‌وکارهای نوین، آشنا شده‌اید. در این مقاله با من همراه باشید تا با یکی از تکه‌های مهم و تأثیرگذار پازل سیستم‌های اطلاعاتی آشنا شوید.
سیستم‌های اطلاعات مدیریت (Management Information Systems – MIS)
اگر تنها چند دقیقه در موتورهای جستجوی مختلف به‌دنبال سیستم‌های اطلاعاتی بگردید، متوجه خواهید شد که نام سیستم‌های اطلاعات مدیریت بیشتر از سایر سیستم‌های اطلاعاتی به چشم می‌خورد؛ اما چرا این سیستم‌ها از شهرت بیشتری برخوردارند؟
اولین دلیل شهرت این سیستم‌ها ممکن است به این خاطر باشد که از قدیم، انواع مختلف سیستم‌های اطلاعاتی موجود در شرکت‌ها به‌اسم سیستم‌های اطلاعات مدیریت شناخته می‌شدند. پس اگر جایی خواندید یا شنیدید که تنها از MIS نام برده می‌شود، ممکن است کل سیستم‌های اطلاعاتی در نظر گرفته شده باشند. دلیل دیگری که MIS شهرت بیشتری دارد این است که یک سیستم میانی است؛ نه آن‌قدر بالادستی و مخصوص مدیران ارشد است و نه آن‌قدر پایین‌دستی و مخصوص انجام کارهای روزانه و تکراری. با استفاده از MIS، مدیران می‌توانند از عملکرد مناسب کوتاه‌مدت و میان‌مدت شرکت مطمئن شوند. اطلاعات بسیار ساختاریافته‌ای که این سیستم به مدیران ارائه می‌دهد، به آن‌ها اجازه می‌دهد تا عملکرد فعلی سازمان را با خروجی‌های قبلی مقایسه کنند و مدل مناسبی برای آینده تخمین بزنند.
چرا MIS؟
به‌نظرم این گفته برای نشان‌دادن اهمیت استفاده از MIS کافی است که: کسب‌وکارهای مدرن برای مدیریت حجم عظیم داده‌هایشان به MIS وابسته‌اند و بدون استفاده از MIS، مدت‌زمان زیادی نمی‌توانند دوام بیاورند.
اگر در خاطرتان باشد، حتی کسب‌وکار کوچک و سنتی‌ای مانند میوه‌فروش محلی نیز از سیستم‌های اطلاعاتی سنتی استفاده می‌کرد؛ پس چطور یک کسب‌وکار مدرن با حجم عظیمی از داده‌های ورودی می‌تواند بدون مدیریت داده‌ها در بازار رقابت همچنان پیشرو باشد؟
بیاید با ذکر یک مثال نقش MIS را بیشتر بررسی کنیم. یک کارخانه چند محصوله را در نظر بگیرید که محصولاتش را به نقاط مختلف کشور ارسال می‌کند و مدیر کارخانه معتقد است که به‌شیوه سنتی می‌تواند تصمیم بگیرد که حجم تولید هر یک از محصولات چقدر باشد. یکی از محصولاتی که به‌تازگی به سبد تولید این کارخانه اضافه شده است، در شهر محل سکونت مدیر کارخانه اقبال فروش خوبی داشته است و مدیر کارخانه بر اساس پیش‌بینی شخصی و همچنین تحقیق زبانی از محل زندگی خودش و دور و اطراف، تصمیم می‌گیرد که بخش زیادی از حجم تولید را به محصول جدید اختصاص دهد؛ اما در نهایت با ضرر بزرگ ناشی از به‌فروش‌نرفتن محصول جدید مواجه می‌شود. متاسفانه ضرر به اینجا ختم نمی‌شود؛ به‌دلیل اینکه خط تولید سایر محصولات را کاهش داده است، خلاء آن محصولات در بازار باعث شده است که محصول سایر رقبا در بازار خالی جا بیفتد و مشتریان دیگر رغبتی به خرید محصولات این کارخانه نشان ندهند. فکر می‌کنید در نهایت چه سرنوشتی در انتظار این کارخانه است؟
به‌نظر شما دلیل اصلی این ضرر بزرگ چیست؟ اگر مدیر کارخانه به تکنولوژی جدید اعتماد کرده بود تنها با یک بررسی ذهنی تصمیم نمی‌گرفت، متحمل این ضرر می‌شد؟ اگر گزارش فروش همه محصولات به تفکیک زمان و شهرهای مختلف در دسترس مدیر کارخانه بود، چنین تصمیمی اتخاذ می‌شد؟ قطعاً خیر. ببینید که یک تصمیم ساده برای استفاده از سیستم‌های اطلاعاتی امروزی چگونه می‌تواند جلوی ضررهای هنگفت کسب‌وکارها را بگیرد.
MIS دقیقا چیست؟
حالا که لزوم استفاده از MIS برایتان جا افتاد، بهتر است ببینیم این سیستم جادویی دقیقاً چیست و قرار است چگونه به ما کمک کند تا کسب‌وکار پررونق‌تری داشته باشیم.
اول از همه بهتر است باهم به توافق برسیم که MIS تنها یکی از انواع سیستم‌های اطلاعاتی است و نمی‌توان آن را به کل سیستم‌های اطلاعاتی تعمیم داد. همچنین این سیستم با تعاریفی چون سیستم‌های مدیریت یکپارچه (IMS)، برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP)، علوم کامپیوتر و مدیریت فناوری اطلاعات (IT)، کاملاً متفاوت است، گرچه ممکن است نقاط مشترکی نیز با هم داشته باشند.
همه ما می‌دانیم که در دنیای امروز، اطلاعات ارزش بسیاری دارند اما اگر اطلاعات مدیریت نشوند و به هدف خاصی نرسند، عملاً با حجم عظیم فایل‌های به‌دردنخور کامپیوتری که فقط جا اشغال می‌کنند، تفاوتی ندارند. اینجاست که نقش MIS شروع می‌شود.
به‌طور کلی MIS مطالعه افراد، فناوری و سازمان‌هاست. تأکید MIS بیشتر روی فرایندها و عملکرد تجاری مجموعه است، در صورتی که سایر سیستم‌های اطلاعاتی بیشتر روی ابزار تأکید دارند و شاید همین نحوه تأکید، نقش کلیدی‌ای به MIS داده است. همان طور که در مقاله قبل اشاره کردم، این سیستم تکه‌ای از پازل سیستم‌های اطلاعاتی است و با دریافت اطلاعات از سیستم پردازش تراکنش، به‌عنوان داده‌های ورودی و پردازش آن‌ها، نقش پشتیبانی تصمیم را برای مدیریت میانی و عملیاتی شرکت‌ها بازی می‌کند.
MIS با ارائه دیدی جامع و گزارشی تفضیلی از گذشته و حال شرکت، به مدیران تصمیم‌گیر کمک می‌کند تا آینده نزدیک کسب‌وکار را پیش‌بینی کنند و بر اساس آن حرکت‌های بعدی مجموعه را برنامه‌ریزی کنند. به‌طور مثال بررسی جامع گزارش فروش سالانه همان کارخانه چند محصوله بالا، می‌تواند در تصمیم‌گیری برای تولید بیشتر یا توقف تولید برخی از محصولات، نقش مهمی را بازی کند.
خصوصیات MIS
یک سیستم کاملاً داخلی است.
از تصمیمات نسبتاً ساختاری پشتیبانی می‌کند.
انعطاف‌ناپذیر است و ظرفیت تحلیلی کمی دارد.
قابل‌استفاده در سطوح مدیریتی پایین و میانی است.
بر اساس گذشته و حال تصمیم‌گیری می‌کند و کاری به آینده ندارد.
هدف استفاده از MIS
با دیدی اجمالی بر ویژگی‌ها و نحوه کارکرد MIS، متوجه می‌شویم که MIS کاری می‌کند تا بررسی گذشته و پیش روی شرکت در هر لحظه در دسترس باشد و بخش بزرگی از استرس کاری مدیران را از بین ببرد. کسانی که از MIS استفاده می‌کنند، به‌صورت دوره‌ای به اطلاعات خروجی این سیستم نیاز دارند. همچنین ممکن است به‌صورت استثنایی نیز این نیاز ایجاد شود. یعنی آن‌ها باید در هر لحظه که لازم شد، بدانند که تولید، بالاتر یا پایین‌تر از نرخ هدف‌گذاری‌شده است یا بیش از بودجه یا زیر بودجه آن‌ها است. آن‌ها همچنین باید علاوه بر اعداد، روندها را نیز به‌طور مستقیم بررسی کنند.
MIS می‌تواند به سوالات پیش رو به‌خوبی جواب دهد:
«در سه ماه اخیر، چقدر در تولید عقبیم؟»؛ «اگر تولید خود را در هر دوره زمانی به 10 هزار عدد افزایش دهیم، به چند کارگر دیگر نیاز خواهیم داشت؟»؛ «اگر دستورالعمل جدید را اجرا کنیم، 25 کارگر اضافی را به کدام بخش آزاد شرکت بفرستیم و چطور از مهارت‌های آن‌ها در جای دیگر استفاده کنیم؟»
نمونه‌هایی از MIS
سیستم‌های مدیریت مالی و حسابداری (FMIS)
سیستم‌های مدیریت فروش
سیستم‌های کنترل موجودی
سیستم‌های بودجه‌بندی
سیستم‌های گزارش‌های مدیریتی (MRS)
سیستم‌های مدیریت منابع انسانی (HRM)
MIS در آینده:
ایالات متحده تقریباً نیمی از هزینه‌های سیستم‌های اطلاعاتی مراقبت‌های بهداشتی جهان را به خود اختصاص می‌دهد، به‌دلیل استفاده از فناوری‌های جدید در صنعت و راه حل‌های پیشرفته مدیریت داده. صنعت حمل و نقل هوایی جهانی بیش از 62 میلیون نفر را در سراسر جهان استخدام كرده است كه بیش از 11 میلیون شغل آن شامل مشاغل غیرمستقیم متخصصان فناوری اطلاعات است. انتظار می‌رود بازار سیستم‌های اطلاعاتی در بخش فرودگاه از امسال با رشد سریع و مداومی روبرو شود. در بخش تولید نیز تحقیقات بازار و بررسی فروش رقبا، بیش از پیش برای تولیدکننده‌ها مهم شده است و سهم مهمی از هزینه‌های شرکت‌های تولیدی را به خود اختصاص داده است. این آمار نشان‌دهنده اهمیت استفاده از سیستم‌های اطلاعاتی برای شرکت‌هاست.
به‌طور کلی هدف استفاده از تمامی سیستم‌های اطلاعاتی، افزایش ارزش و سود تجاری است و هدف خاص MIS نیز کمک به مدیران برای تصمیم‌گیری آینده نزدیک شرکت بر اساس داده‌های موجود است. شاید بتوان گفت که سیستم MIS یک تسهیل‌گر است و می‌خواهد با ساده‌سازی اطلاعات و تا حدی تحلیل داده‌ها، به‌عنوان یک مغز متفکر جانبی، در کنار مدیران واحد‌ها باشد.
فراموش نکنید که در دنیای امروز استفاده از ابزارهای به‌روز و پیشرفته تکنولوژی، تنها به‌عنوان یک پیشنهاد در اختیار کسب‌وکارها نیست؛ بلکه تمامی کسب‌وکارها برای بقا نیازمند استفاده از این ابزارها هستند.