سیستم اطلاعاتی مدیریت مالی چیست؟ | FMIS
سیستمهای اطلاعاتی با هدف کمک به مدیران، برای تهیه برنامه دقیقتر و بهتر ایجاد شده است. این نوع سیستمها با جمعآوری اطلاعات و طبقه بندی کردن آنها سپس تجزیه و تحلیل اطلاعات میتوانند به مدیران در گرفتن تصمیمهای کوچک و بزرگ کمک کنند.
سیستم مالی و حسابداری چیست؟
یکی از این سیستمهای اطلاعاتی، سیستم اطلاعاتی مدیریت مالی است که با هدف جمع آوری اطلاعات و رخدادهای سیستم مالی و حسابداری، پردازش این اطلاعات و در نهایت طبقه بندی اطلاعات و گزارش وقایع مالی برای در دسترس قرار دادن این اطلاعات به استفاده کنندگان مربوط به یک سازمان طراحی شده است. به طور معمول مدیران سازمانی برای تدوین و تهیه برنامههای استراتژیک و آینده نگری این برنامهها به ارزیابی و بررسی نتایج حاصل از اطلاعات مالی و حسابداری نیاز دارند.
با توجه به اینکه تصمیمات مدیران تأثیر بسزایی در میزان سود دهی سازمان، کاهش هزینه و قیمت تمام شده محصولات یا خدمات دارد، اهمیت سیستم مالی و حسابداری نشان داده میشود؛ لذا اطلاعات سیستم مالی و حسابداری و گزارش آنها باید دقیق و منظم باشند.
اطلاعات سیستم مالی و حسابداری چه فوایدی دارد؟
میزان حقوق، سرمایه، هزینه، مزایا، دستمزد، قیمتهای تمام شده و… باعث شده که اطلاعات سیستم مالی و حسابداری که از این موارد به دست میآید، قابل فهم و مربوط به سازمان باشند. از این اطلاعات حسابداری و مالی علاوه بر گرفتن تصمیمات مهم درون سازمانی، برای رقابت با سازمانها و شرکتهای مشابه در حوزه برون سازمانی نیز کاربرد دارد.
مدیران امروزی به تغییر و تحول بهعنوان یک راه ارزش آفرین برای سازمان و شرکت نگاه میکنند. سازمانها در جهان امروزی در حوزههای مختلف مثل سیستمهای حسابداری و مالی بهوسیله بهبود فرایندها و توسعه مستمر این فرایندها به موقعیتی ارزشمند دست پیدا میکنند.
در زمینه سیستمهای حسابداری و مالی، مدیران میتوانند با شناخت کافی بر روی خدماتی که قرار است ارائه بدهند و همچنین تهیه و تنظیم روشهای جدید برای کسب و کار و پیاده سازی سریع و صحیح این روشها از اطلاعات سیستمهای حسابداری و مالی استفاده کنند.
چه مشکلاتی در سیستم مالی و حسابداری وجود دارد؟
گاهی اوقات در مسیر استفاده از این اطلاعات مالی مشکلاتی وجود دارد که مدیران بایستی به آنها توجه کنند و برای رفع مشکل اقدام کنند.
سیستمهای اطلاعاتی مالی مثل خیلی از سیستمهای اطلاعاتی دیگر نیاز به یک زیرساز الکترونیکی مانند نرمافزارهای کامپیوتری دارند؛ بنابراین یادگیری و استفاده صحیح از این نرمافزارها برای مدیران امری ضروری است. به طور معمول برای سیستمهای حسابداری و مالی از نرمافزار اکسل بسیار استفاده میشود.
مورد دیگری که ممکن است برای دست پیدا کردن به اطلاعات مالی صحیح مشکل ساز شود، عدم جایگذاری صحیح مسئولین حسابرس و حسابدار در یک سازمان توسط مدیران است. اطلاعات مالی چون از جنس اعداد و ارقام هستند بهطور قطع اشتباه در یکی از آنها موجب تصمیم گیری غلط یا تصمیم گیری بینظم در سازمان توسط مدیران می شود. بنابراین انتخاب مسئول آگاه به حیطه کاری خویش یکی از چالشهای مدیران در حوزه منابع انسانی است که باید رفع شود.
چه مواردی بهتر است در مدیریت مالی و حسابداری رعایت شوند؟
اطلاعات حسابداری و مالی باید کامل و دقیق باشند. برای مثال در بحث ترازنامه قسمتهای دارایی و بدهی و سرمایه باید با یکدیگر همخوانی داشته باشند. صورتهای مالی سود و زیان باید دقیق باشند زیرا که بیشترین چیزی که تأثیر زیادی در تصمیمگیری مدیران دارد میزان و مقدار سود و زیان برای برنامهریزی استراتژیک سازمان است.
انجام بهموقع کارها در سازمان و روی روال خودش تأثیر زیادی در انضباط کلی سازمان دارد. برای مثال تحویل گرفتن بهموقع کارها، سپردن کارها به کارشناس و متخصص آن، ارزش دادن به زمان انجام کارها و صرفهجویی در زمان بهمنظور کاهش هزینههای اضافی در سازمان.
گاهی اوقات کوچکترین حرکتی در سازمان منجر به افزایش هزینه و کاهش سودآوری میشود. برای مثال اگر مدیری در ارسال محصولات شرکت تأخیر کند هزینههای دامن گیر این تأخیر اثر مخربی در سیستمهای حسابداری و مالی به وجود میآورد. تأثیراتی مثل کاهش اعتماد مشتری، کمبود فروش، از دست دادن مشتری، میدان دادن به رقبا برای پیشی گرفتن از شرکت، کاهش سودآوری و… .
نگاه کلی
نقش سیستمهای حسابداری و مالی بسیار برای تعیین نقشه راه حائز اهمیت است. استراتژیهای خرد و کلان مدیران برای پیش برد اهداف شرکت در نتیجه استفاده از همین اطلاعات حسابداری و مالی است که کوتاهی در این اطلاعات ممکن است عمر مفید یک شرکت را به خطر بیندازد. بهعنوان کلام آخر میتوان گفت که از استفاده بهینه اطلاعات سیستمهای مالی در کنار سایر شرایط موجود در شرکت میتوان به بهترین مدیریت و بهترین منابع انسانی و بهترین راندمان دست پیدا کرد.