به طور عرف رخداد مالی، رویدادی است که بر معادلات حسابداری و صورتهای مالی واحدهای تجاری تأثیرگذار باشد. واحدهای تجاری موظفاند رویدادهایی را که اثرگذار بر امور مالی هستند ثبت سیستم حسابداری و مالی خود کنند. از نمونههای بارز رویدادهای مالی میتوان به پرداخت حقوق کارمندان، پرداخت سود حاصل از سهام به سرمایه گذاران، پرداخت هزینههای شرکت یا سازمان، فروش کالا به مشتری اشاره کرد. برای اینکه بتوانیم یک رخداد مالی را ثبت کنیم باید طبق معادله حسابداری عمل کنیم.
نقش رخدادهای مالی در شرکتها
در شرکتها و سازمانها، روزانه به طور معمول چندین رخداد و رخداد مالی به وقوع میپیوندند که با توجه به تاریخی که رخ دادهاند در دفتر روزنامه ثبت میشوند و به سیستم حسابداری و مالی وارد میشوند. این سیستمها، اطلاعات مالی وارده را پردازش میکنند و پس از آن این اطلاعات وارد دفتر کل میشود که بهصورت ثبت نهایی است. این دفتر از دفاتر ضروری حسابداران محسوب میشود که بهصورت T شکل است و حسابهای بدهکار و بستانکار دارد. هیچ رخدادی تا در دفتر روزنامه ثبت نشوند نمیتوان آن را در دفتر کل ثبت کرد.
انواع رخدادهای مالی در یک شرکت
رویدادها در یک شرکت به دودسته رویداد خارجی و رویداد داخلی تقسیم میشوند.
- رویدادهای خارجی شامل رویدادهای مالی و اقتصادی بین کسب و کارها با اشخاص حقیقی و حقوقی دیگر است. مثل فروش کالا به مشتریان.
- رویدادهای داخلی رویدادهایی هستند که به طور کامل در خود شرکت یا واحد تجاری اتفاق میافتند. مثل نظافت شرکت.
معادله حسابداری بیان میدارد که مجموع بدهیها و سرمایه برابر دارایی هاست. برای مثال فروش نسیه باعث کاهش موجودی کالا میشود ولی حسابهای دریافتی را افزایش میدهد. در این معادله یک حساب در سمت راست ترازنامه بدهکار میشود و یک حساب در سمت چپ ترازنامه بستانکار میشود.
در مثال فوق فرض میکنیم شرکتی ۵۰ واحد از کالاهای خود را به ارزش ۲۰۰۰۰ ریال بهصورت نسیه فروخته است. در این صورت موجودی کالا که در سمت راست ترازنامه و بهعنوان دارایی شرکت است به ارزش ۲۰۰۰۰ ریال بدهکار میشود و کاهش پیدا میکند. در مقابل حسابهای پرداختنی که جز بدهیها محسوب میشود به ارزش ۲۰۰۰۰ ریال بستانکار میشود. این تأثیر دوطرفه در معادله حسابداری یا ترازنامه است.
در سیستم حسابداری و مالی گاهی این معادله یکطرفه است. مثل زمانی که چک توسط شرکت دریافت شود در این صورت حساب اسناد دریافتنی در سمت راست معادله افزایش پیدا میکند و در مقابل حسابهای دریافتنی هم که در سمت راست معادله است کاهش پیدا میکند. الزامی وجود ندارد که رخداد مالی حتما باید با دریافت و پرداخت وجه نقدی همراه باشد، اما در سیستم مالی و حسابداری دو طرف معادله حسابداری باید باهم در هر حالتی برابر باشند. کوچکترین تغییر در این ارقام و اعداد باعث به هم ریختن این معادله میشود و باید دلیل این انحرافات پیدا شود. زیرا در غیر این صورت ضعف سیستم حسابداری را نشان میدهد. این که در معادله حسابداری کاهش یا افزایش داشته باشیم به نوع حساب بستگی دارد.
ویژگی و فواید رخداد مالی برای یک شرکت
یکی از ویژگیهای رخداد مالی این است که حتما باید از لحاظ پولی قابل اندازه گیری باشد. برای مثال یک پرونده قضایی که مربوط به شرکت است و در حال پیگیری است و احتمال دارد که تأثیر منفی یا مثبت بر شرکت بگذارد، ممکن است قابل اندازهگیری مالی نباشد و به همین دلیل بهعنوان رخداد مالی محسوب میشود.
بعضی از موارد مانند امضای قرارداد تولید جزو رویدادهای مالی محسوب نمیشوند. چون تأثیری در معادله حسابداری ندارند. اتفاق افتادن رویدادهای مالی در هر بخشی از شرکت ممکن است.
اگر بخواهیم به یک استاندارد در حسابداری برسیم باید مجموعه بههمپیوسته و هماهنگ از هدفها و موضوعات مرتبطی که قادر باشد نوع، عملکرد و حدود گزارشهای مالی را مشخص کند ایجاد کنیم. چنین مجموعهای باعث قضاوتهای حرفهای در تدوین صورتهای مالی و رویدادهای حسابداری بهمنظور مقایسه اطلاعات مالی میشود.
یکی از اهداف مهم ثبت رویدادهای مالی جمع کردن اسناد مالی و نظمدهی به آنهاست. یکی دیگر از اهدافی که این اسناد باید ثبت شوند این است که تغیر یا تحریفی در این اسناد ایجاد نشوند و از گم شدن اطلاعات جلوگیری شود. اگر اطلاعات و رویدادهای مالی بهدرستی ثبت نشوند باعث میشود که واحدهای تجاری دچار مشکل میشوند مسائلی نظیر مالیات و جریمه مالی و… که باعث اختلال در واحد اقتصادی میشود.